Audit GDPR

Tu cum stai în ceea ce privește conformitatea cu prevederile GDPR? Compania ta funcționează așa cum trebuie și astfel vei evita amenzile? Dacă nu ai un răspuns concret la întrebarea de mai sus, mai mult ca sigur a venit vremea unui audit GDPR. Stai liniștit, îți vom pune la dispoziție atât consultanță GDPR, cât și training sau o analiză DPIA. Până te decizi, află mai multe despre acest proces! 

Ce înseamnă auditul GDPR? 

Ai aflat deja ce reguli pentru protecția datelor personale trebuie să respecte companiile? Ești obligat să te înregistrezi ca operator de date cu caracter personal? După ce răspunzi la întrebările de mai sus, iată câteva informații importante și despre auditul GDPR. 

Auditul GDPR este un mecanism de examinare independentă menit să asigure verificarea conformității unei organizații cu Regulamentul General de Protecție a Datelor.

Practic, Auditul GDPR este un proces complex prin care este testat, evaluat și apreciat nivelul de securitate si confidențialitate al datelor personale. 

Scopul desfășurării unui Audit GDPR este de a identifica potențialele riscuri cu privire la protecția datelor și de a stabili măsurile necesare ameliorării acestora. Se prea poate să descoperi și faptul că firma ta trebuie să angajeze un responsabil cu protecția datelor personale. 

Până la urmă, cât de importantă este protecția datelor personale pentru companii? 

Când sunt necesare auditurile GDPR? 

Auditul GDPR este necesar pentru: 

• Stabilirea gradului inițial de conformitate;
• Respectarea obligației privind monitorizarea periodica a eficacității măsurilor tehnice și organizatorice implementate. (art 32/1/d din GDPR);
• Evaluarea capacității Împuterniciților de a asigura protecția datelor și drepturilor persoanei vizate (art 28/1 din GDPR). 

Ce evaluează auditul GDPR? 

Prin realizarea unui audit sunt analizate toate procesele asociate fluxurilor de date ale companiei prin evaluarea eficacității măsurilor tehnice și organizatorice implementate. 

Aceasta vizează aspecte de ordin:

• Organizațional: evaluarea proceselor de business ale organizației precum și pe cele de suport;
• Legal: evaluarea contractelor, acordurilor, informarea persoanelor, politicile și procedurile din perspectiva protecției datelor;
• Tehnic: identificarea venerabilităților privind securitatea IT și securitatea fizică;
• Uman: evaluarea angajaților din punct de vedere a cunoștințelor în materie de protecție a datelor. 

În urma unui audit GDPR s-ar putea să ți se recomande inclusiv externalizarea DPO in situatia in care va rezulta obligativitate numirii unui responsabil cu protectia datelor.

Care sunt tehnicile de audit? 

Procesul de audit va presupune o combinație de mai multe tehnici, cele mai des folosite fiind observația directă, intervievarea persoanelor responsabile sau implicate în procese, analiza sociologică a beneficiarilor, monitorizarea directă a proceselor și analiza de documente și livrabile. 

Evident, gradul de precizie al evaluării va depinde atât de tehnicile utilizate, cât și de experiența auditorului, tocmai de aceea îți sugerăm să lucrezi doar cu profesioniști. 

Dacă observația directă și interviurile depind foarte mult de experiența auditorului, nu același lucru poate fi spus și despre procesul de analiză a documentelor și livrabilelor, aceste proceduri fiind ceva mai stricte. Pentru monitorizarea directă a proceselor va fi necesară o stabilire în prealabil a mecanismelor de măsurare, a indicatorilor de performanță și a obiectivelor care sunt urmărite. Așadar lucrează cu specialiști care sunt dispuși să personalizeze procesul de audit și să includă la final un raport audit GDPR. 

Etapele procesului de auditare GDPR

Etapele pe care le va urma un audit GDPR sunt următoarele: 

• Identificarea datelor personale implicate în procesele companiei: chestionare, interviuri, suport în maparea proceselor din companie și inventarierea datelor personale;
• Analiza GAP (juridice și de conformitate): evaluarea proceselor, documentelor și a  activităților companiei, evaluarea nivelului de risc, a nivelului de motivare, a impactului potențial asupra business-ului etc;
• Identificarea GAP-urilor tehnice: analiza măsurilor tehnice existente și evaluarea riscurilor asociate;
• Analiza de conformitate a mediului online;
• Evaluarea nivelului organizațional de conformitate;
• Analiza implicațiilor intra-grup din perspectiva GDPR;
• Emiterea de recomandări pentru respectarea standardelor GDPR;
• Proiectarea unui plan de acțiune pentru conformare;
• Planificarea încorporării noilor cerințe. 

Beneficiile auditului GDPR 

Efectuarea unui audit GDPR ne dă posibilitatea de a avea o idee clară asupra fluxurilor de date ale unei companii, de a evalua gradul de risc asociat acestora și de a acționa în consecință.

Fără aceste informații, implementarea GDPR-ului ar fi doar o acțiune arbitrară cu un rezultat imprevizibil. 

Sfaturi pentru un audit GDPR corespunzător

Pentru a beneficia de un audit GDPR efectuat în mod corespunzător îți vom oferi câteva sfaturi din cadrul experienței noastre. Așadar, asigură-te că:

• Urmezi un proces, deci există un set de reguli pe care le vor respecta toate persoanele implicate în această activitate;
• Pregătește-te ca pe măsură ce procesul de auditare evoluează să apară noi nevoi de audit, cu noi obiective, tehnici sau noi mijloace;
• Dacă există inconsistențe între rezultatele obținute la monitorizare și interviuri, de exemplu, acesta este un semn foarte clar că auditul necesită aprofundare;
• Definește un sistem pentru tratarea excepțiilor care nu pot fi documentate și stabilește punctul în care numărul excepțiilor denotă apariția unei reguli noi;
• Asigură-te că păstrezi mereu evidența operațiunilor. În lipsa unei raportări obiective nu se poate demonstra activitatea de audit;
• Analizează inclusiv rezultatele obținute de alte forme de audit și monitorizare pentru a exista o continuitate a procedurilor. 

Nu în ultimul rând, orice proces de audit va necesita atât o abordare procedurală, plecand de la obiectivul de business, cât și una juridică și tehnică. 

De ce să apelezi la Decalex pentru auditul GDPR? 

Procesul nostru de auditare se bazează pe o abordare orientată pe obiectivul companiei. Prin intermediul auditului GDPR ajutăm firmele să înțeleagă flow-urile de business, să conștientizeze necesitatea automatizării unor procese pentru a crește performanța și securitatea, scăzând în același timp costurile operaționale. 

Dacă dorești o estimare privind demararea unui audit GDPR pentru compania ta, ne poți lăsa un mesaj în pagina de contact.